Ứng dụng CNTT lượng nhưng chưa chất

Hiện nay, đã có khá nhiều doanh nghiệp ứng dụng các phần mềm (PM) văn phòng và quản lý về tài chính, kế toán, nhân lực nhưng rất ít doanh nghiệp sử dụng các PM chuyên biệt ứng dụng trực tiếp trong dây chuyền sản xuất. Điều này cũng rất dễ hiểu, vì có tới gần 60% các doanh nghiệp Việt Nam làm thương mại và dịch vụ. Trong khi đó, việc ứng dụng các PM trực tiếp vào sản xuất lại chủ yếu trong các doanh nghiệp cần tự động hóa và sản xuất công nghệ cao nên ở Việt Nam, con số doanh nghiệp có ứng dụng rất ít, nếu không nói là trên “đầu ngón tay”, tiêu biểu là Công ty Cổ phần Đồng Tâm và Công ty CP sữa Việt Nam (Vinamilk), hai công ty vừa nhận giải thưởng Sao Khuê  năm 2008 trong lĩnh vực triển khai và ứng dụng PM và CNTT. Ông Võ Quốc Thắng- Tổng giám đốc Công ty cổ phần Đồng Tâm nói: “ Việc ứng dụng CNTT vào tất cả các quy trình, nghiệp vụ của đã đem lại nhiều lợi ích về kinh tế và xã hội. Đồng Tâm đã áp dụng CNTT cho những khâu đòi hỏi phải cần có những công nghệ hiện đại nhằm tối ưu hoá những quy trình nghiệp vụ, giảm bớt những sai sót khách quan đem lại từ khâu bán hàng, sản xuất đến kế toán, giúp lãnh đạo công ty nắm rõ tình hình hoạt động để từ đó có những phương thức kinh doanh phù hợp”. Tiện ích thì đã rõ nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng làm được như Đồng Tâm.

Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp và chuẩn hóa công nghệ

P&G là một công ty lớn chuyên sản xuất các mặt hàng tiêu dùng trong 169 năm qua. Vào năm 2005, bộ máy CNTT tại đây bắt đầu ứng dụng phương thức kinh doanh chia sẻ dịch vụ (shared-services), một mô hình nhằm cải thiện hiệu suất tài chính trong công ty. Filippo Passerini, Giám đốc CNTT kiêm phụ trách dịch vụ toàn cầu của P&G, nói: “Chúng ta hãy bắt đầu với ý nghĩ làm thế nào để tạo ra được nét độc đáo riêng cho doanh nghiệp.” Ông nhận thấy bộ phận CNTT phải đóng vai trò then chốt trong sự phát triển của công ty. Tuy nhiên, căn cứ vào quy mô và phạm vi kinh doanh tại P&G, Passerini không hy vọng có sự thay đổi trong một sớm một chiều.

Cách đây hai năm, Passerini cùng với cộng sự của mình đã tiến hành nhiều cuộc trao đổi với các nhà quản lý cấp cao của công ty xoay quanh vấn đề : xác định khuynh hướng thị trường, dự đoán nhu cầu kinh doanh và xây dựng các chương trình mang tính toàn cầu.

Bắt đầu thế nào với ERP?

Khi tăng trưởng diễn ra quá nhanh, lãnh đạo doanh nghiệp lúng túng trong việc kiểm soát thông tin, họ nên tìm đến “Giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” (ERP).

Cần một hệ thống thông tin mạnh và an toàn cho các doanh nghiệp

– Sự bùng nổ của công nghệ thông tin ngày càng chứng tự sự ảnh hưởng sâu rộng tới mọi lĩnh vực của cuộc sống, với những đối tượng khác nhau trong xã hội. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp, công nghệ thông tin đã trở thành một trong những nhân tố giúp tăng sức mạnh cũng như khả năng cạnh tranh trên thị trường. Chính vì thế, hiện hay mỗi doanh nghiệp đều đang cố gắng xây dựng cho mình một hệ thống thông tin mạnh, an toàn, ổn định và hiệu quả.

Theo tư vấn của các chuyên gia từ công ty CMC SI (Cty Tích Hợp Hệ Thống CMC) thì việc đầu tư vào hạ tầng CNTT hiện nay chính là giải pháp khả thi nhất nhằm giúp các doanh nghiệp giảm thiểu chi phí quản ly’, sử dụng tốt nhất các nguồn lực của doanh nghiệp, nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp Việt Nam trong thời kỳ khó khăn hiện nay.

Lợi ích của việc đánh giá hạ tầng hệ thống (infrastructure optimization) là giúp cho các doanh nghiệp có được cái nhìn thực sự về giá trị khi đầu tư vào hạ tầng thông tin. Xây dựng hạ tầng thông tin là chiến lược tốt cho các doanh nghiệp, để tạo ra một môi trường kinh doanh năng động.

Microsoft đã phát triển các mô hình đánh giá hệ thống dựa trên nền tảng công nghệ và phân tích công việc, là thước đo giúp các doanh nghiệp giám sát và bảo mật hạ tầng hệ thống gồm 3 mô hình như sau:

Core infrastructureoptimization (Core IO – Giám sát hạ tầng lõi) và Business productivity infrastructure optimization (BPIO – Giám sát hạ tầng sản phẩm kinh doanh) và Application platform infrastructure optimization (Giám sát hạ tầng ứng dụng nền). Trong đó, Core IO – Giám sát hạ tầng lõi và BPIO – Giám sát hạ tầng sản phẩm kinh doanh là 2 mô hình đang được phần lớn các doanh nghiệp tại Việt Nam yêu cầu.

Core infrastructureoptimization (Core IO – Giám sát hạ tầng lõi): giúp doanh nghiệp định hướng khả năng bảo mật thông tin, quản lý tốt hơn và linh hoạt trong hạ tầng thông tin, cho phép giảm thiểu chi phí quản trị, tăng cường khả năng sử dụng tài nguyên thông tin hiệu quả và hỗ trợ tối đa cho chiến lược kinh doanh. Những thách thức chính trong phạm vi mô hình này là khả năng hỗ trợ nhân viên quản trị IT quản lý có hiệu quả các máy chủ, máy trạm,thiết bị di động và các ứng dụng, nhằm loại bỏ những phức tạp và chi phí khôngcần thiết.

Business productivity infrastructure optimization (BPIO – Giám sát hạ tầng sản phẩm kinh doanh): là một tập hợp công nghệ mới có khả năng tích hợp thông tin từ các nguồn khác nhau, khả năng cộng tác và tự động hóa mọi tiến trình, giúp doanh nghiệp lọc ra những thông tin tiêu biểu và chính xác trong một lượng các thông tin khác, đồng thời có thể điều khiển và quản lý các thông tin kinh doanh nhạy cảm để tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Mô hình này cung cấp 3 tiện ích cho khách hàng: Communication and Collaboration (giao tiếp và cộng tác), Enterprise Content Management (quản trị nội dung kinh doanh), Business Intelligence (kinh doanh thông minh).

Với kinh nghiệm cũng như khả năng vượt trội của mình, CMC là một trong những tổ chức hiện nay ở Việt Nam có khả năng cung câp thông tin, kinh nghiệm hữu ích cho việc đánh giá toàn bộ hạ tầng công nghệ thông tin. Bên cạnh đó, CMC cũng tham gia tư vấn xây dựng một lộ trình phát triển hạ tầng thông tin phù hợp nhu cầu, tiết kiệm chi phí đầu tư và đặc biệt có khả năng mở rộng đáp ứng nhu cầu thay đổi không ngừng của hoạt động kinh doanh.

©www.saga.vn

Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì cho ERP?

© SAGA- saga.vn, 28/12/2007. Trong vài năm gần đây, cùng với sự phát triển của CNTT, ERP – Enterprise Resource Planning (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) đang được các doanh nghiệp quan tâm rất nhiều. Hiện nay đã có khá nhiều doanh nghiệp đang triển khai áp dụng loại hình quản lý này như: C.ty CP thủy sản BIM (Bim Seafood); Tập đoàn Đồng Tâm…

Để xây dựng và chuyển đổi thành công, các doanh nghiệp cần có một chiến lược xây dựng và chuyển đổi hệ thống có khoa học. Từ hệ thống quản lý vận hành bằng tay với vô vàn công văn giấy tờ thành hệ thống quản lý ERP với phong cách quản trị trong một tầm cao mới. Tuy nhiên, việc triển khai ERP ở các doanh nghiệp hiện nay gặp không ít khó khăn. Mà giải pháp thì vẫn còn manh múm, chưa đi sâu vào giải quyết triệt để các vấn đề.

Các vấn đề khó khăn thường gặp khi áp dụng chương trình quản lý ERP

Khó khăn lớn nhất và bao trùm đối với doanh nghiệp vận dụng ERP là vấn đề con người. Làm thế nào để nhân lực trong công ty hòa nhiệp được với môi trường mới, quy trình mới. Đặc  biệt, đối với các doanh nghiệp có đội ngũ lao động “già” thì khó khăn càng tăng lên. Khó khăn không chỉ dừng lại ở độ tuổi lao động mà còn ở số lượng công việc. Quá trình triển khai ERP đòi hỏi công đoạn chạy thử, kiểm tra và sau đó đưa vào áp dụng. Vì vậy, mặc nhiên công việc của nhân viên sẽ tăng lên. Nếu chính sách đãi ngộ không phù hợp thì sẽ dẫn đến hiện tượng chống lại dự án.

Quan trọng hơn là vấn đề giải quyết lao động sau dự án. Thực tế, khi triển khi ERP, doanh nghiệp phải chuẩn bị đội ngũ nhân viên ERP rất lớn. Vậy sau khi kết thúc dự án ERP thì số nhân viên này sẽ đi đâu, làm gì? Nhân viên nào sẽ bị cắt giảm từ chương trình ERP?

Một khó khăn nữa cũng không kém phần quan trọng đó là vấn đề công nghệ. Công nghệ ở đây chính là điều kiện để hoạt động ERP. Theo đó, công nghệ sẽ bao gồm các yếu tố sau: hệ thống mạng (server), máy vi tính, trang thiết bị để triển khai. Việc triển khai cho các công ty thành viên sẽ gặp khó khăn hơn nếu hệ thống mạng máy tính không đồng bộ.

Chi phí ERP thông thường khá lớn. Chi phí này thường dưới dạng chi phí tiền lương nhân viên ERP và chi phí dự án của sản phẩm ERP. Đối với các doanh nghiệp có quy mô trung bình thì việc vận dụng ERP là việc khó thực hiện. Điều này sẽ tạo nên sức ép chi phí cho doanh nghiệp trong giai đoạn đầu

Một khó khăn cũng cần kể tới là kinh nghiệm triển khai, đặc biệt triển khai thành công ERP tại Việt Nam chưa có nhiều.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để triển khai ERP thành công?

Chuẩn bị về con người sẽ là khâu quan trọng nhất trong khi chuẩn bị triển khai ERP. Cần phải có sự đồng lòng từ ban quản trị cấp cao nhất đến từng nhân viên. Để chuẩn bị tốt điều này, ban quản lý cần phải giải thích rõ tác dụng của ERP và cần phải tìm hiểu, quan tâm đến những khó khăn của nhân viên khi thực hiện ERP. Cũng như cần phải động viên, khen thưởng trong quá trình thực hiện. Sự quyết tâm cao của cán bộ công nhiên viên là yếu tố dẩn đến thành công rất cao khi triển khai ERP. Khi tiếp cận các doanh nghiệp bị thất bại trong việc triển khai ERP thì đa số các doanh nghiệp đề thừa nhận là họ gặp rất nhiều vấn đề ở khâu con người. Và việc giải quyết tốt nguồn lao động bên cạnh chính sách động viên cũng rất cần thiết khi nghiên cứu triển khai ERP

Đổi mới về công nghệ, trang bị hệ thống mạng máy tình cho toàn hệ thống. Cần có sự đổi mới đồng bộ trong hệ thống công nghệ thông tin của toàn doanh nghiệp. Một động cơ muốn hoạt động tốt thì nhất thiết các bộ phận trong nó phải đều tốt. Tránh sự đầu tư tập trung thật tốt ở một chỗ rồi sẽ dẫn đến sự khập khiễng. Vì bản chất của ERP là sự hoạt động tải dữ liệu về trung tâm xử lý và mang tính update liên tục trên toàn hệ thống

Cân nhắc giữa chi phí tiết kiệm được so với chi phí bỏ ra khi triển khai ERP. Không nên coi ERP là giải pháp bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tồn tại. Cần thiết nghiên cứu thật kỹ về nhà cung cấp. Hiện nay, ERP còn quá mới. Cái mới ở đây ở cả khâu kỹ thuật lẫn kinh nghiệm triển khai. Chính vì vậy, để đạt được hiệu quả cao trong công tác triển khai ERP, các doanh nghiệp cần phải bỏ thời gian nghiên cứu và hoạch định các kịch bản ERP. Thành lập đội nghiên cứu giải pháp ERP.

Cần có cái nhìn nghiêm túc khi thực hiện. Nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi đưa vào áp dụng. Không nên coi ERP là yếu tố sống còn của doanh nghiệp, vì vậy mà phải thực hiện nó. Vấn đề quan trọng hơn hết là liệu doanh nghiệp đã có thể quản lý được hết hoạt động của mình hay chưa và hệ thống thông tin hiện tại có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp hay không.

© Đỗ Lương Trường – http://www.saga.vn

Nhà cung cấp ERP có chuyển giao toàn bộ mã nguồn phần mềm?

Có lẽ sẽ không ít người ngạc nhiên và tự hỏi tại sao đây lại là vấn đề cần quan tâm khi mua hệ thống ERP. Đây bản chất là vấn đề của “sự tự do”. Khi đã sở hữu mã nguồn phần mềm, công ty sẽ không còn bị lệ thuộc vào nhà cung cấp hệ thống ERP ban đầu nữa. Điều này có nghĩa công ty có thể sử dụng các nhà cung cấp khác để phát triển các ứng dụng mới trên nền hệ thống ERP và/hoặc tự tổ chức đội công nghệ thông tin bên trong để phát triển các ứng dụng đáp ứng nhu cầu phát sinh.Với các công ty sử dụng hệ thống ERP cho hoạt động thương mại, khả năng linh hoạt trong thực hiện các điều chỉnh của hệ thống vô cùng quan trọng. Theo thời gian, tỷ lệ công ty “mệt mỏi” với các chi phí phát sinh liên tục và phản hồi chậm trễ từ nhà cung cấp phần mềm ERP nguyên bản ngày một tăng lên và thường ở mức trên 90%. Năng lực chủ động sử dụng dịch vụ hỗ trợ từ các nhà cung cấp khác hoặc từ đội ngũ CNTT bên trong công ty là cách đơn giản và dễ dàng để đảm bảo rằng nhà cung cấp phần mềm luôn quan tâm và nỗ lực cung cấp cho công ty của bạn sản phẩm ERP với chất lượng cao nhất ở mức giá cạnh tranh.

Nhiều nhà cung cấp ERP cam kết rằng họ sẽ chuyển mã nguồn phần mềm cho một tổ chức thứ ba lưu giữ. Trong trường hợp nhà cung cấp ERP chấm dứt hoạt động kinh doanh, mã nguồn này sẽ được chuyển giao cho bên sử dụng phần mềm. Đừng lầm điều này với việc công ty của bạn có được mã nguồn chương trình ngay khi mua hệ thống ERP. Mã nguồn được lưu giữ tại một bên thứ ba có nghĩa công ty của bạn vẫn không thể truy cập tới mã nguồn và mãi phụ thuộc vào nhà cung cấp mỗi khi bạn muốn có bất kỳ điều chỉnh gì. Lưu trữ tại bên thứ ba đồng nghĩa với việc công ty của bạn không có mã nguồn phần mềm. Ngoài ra, mã nguồn được lưu trữ thường không phải là bản tương thích với phiên bản mới nhất mà nhà cung cấp đã phát hành.

Câu hỏi khác cần quan tâm là nhà cung cấp có tính thêm chi phí khi trao cho công ty mã nguồn chương trình không? Trên thực tế, điều này thể hiện nhà cung cấp có thực sự muốn cung cấp mã nguồn cho bạn hay không. Không quá khó hiểu nếu họ chỉ thực hiện điều này khi công ty của bạn sẵn lòng bỏ ra một khoản tiền đủ lớn so với doanh thu mà nhà cung cấp có thể phải hy sinh trong tương lai.

Cuối cùng, khi áp dụng hệ thống ERP, công ty cần có nhận thức đầy đủ về việc phân quyền điều chỉnh hệ thống cho một đơn vị khác hoặc chính công ty trong quá trình thương thuyết các điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm ERP. Thông thường khi công ty, hoặc một đơn vị khác do công ty chỉ định, thực hiện các điều chỉnh với hệ thống ERP, thì ngay lập tức điều khoản hỗ trợ của nhà cung cấp ban đầu với tính năng/công cụ/hay phần chương trình đó không còn hiệu lực. Kết quả là công ty của bạn mặc nhiên chịu toàn bộ trách nhiệm về tính năng vận hành của chương trình cũng như bất kỳ tác động nào của chương trình tới toàn bộ hệ thống.

 Theo saga.vn

 

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp

Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp. Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp. Tuy vậy, phổ biến trên thị trường phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp hiện nay mới chỉ là các sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế toán hay quản lý công văn giấy tờ, chưa xuất hiện những hệ thống tích hợp có khả năng bao quát toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Những năm gần đây, một khái niệm mới được giới thiệu tại Việt Nam- Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning, ERP).

Không ít tập đoàn, nhà quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới coi ERP là chìa khóa cho thành công của doanh nghiệp. ERP cũng được giảng dạy như một môn học tại các trường đại học hàng đầu về quản trị doanh nghiệp.

Sơ lược về ERP

Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp- Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên đến đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ , để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phântích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanhnghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằn cáhc sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.

Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép doanh nghiệp cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm
có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nôi với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

• Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư, v.v… Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP;
• Mua hàng;
• Hàng tồn kho;
• Sản xuất;
• Bán hàng;
• Quản lý nhân sự và tính lương; và,
• Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng.

Các phần mềm ERP được xây dựng thường hợp nhất các thông lệ tốt nhất ở
nhiều hoạt động tác nghiệp khác nhau của công ty. Do đó, công ty có thể dễ dàng áp dụng các thông lệ tốt nhất thông qua việc cài đặt một hệ thống ERP.

Saga.vn